TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG
VIỆT NAM
–––––––––
Số: 1014/QĐ-TLĐ
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 19 tháng 8 năm 2011
|
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Qui định về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản của tổ chức công đoàn
ĐOÀN CHỦ TỊCH TỔNG LIÊN ĐOÀN
- Căn cứ Điều lệ
Công đoàn Việt Nam;
- Căn cứ Nghị quyết
số 05/NQ- ĐCT ngày 20 tháng 11 năm 2000, Chỉ thị số 02/CT - ĐCT ngày 02 tháng 8
năm 2010 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam khoá X về công tác
thông tin, báo cáo trong hệ thống tổ chức công đoàn;
- Theo đề nghị của Văn
phòng Tổng Liên đoàn.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành Qui
định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức công đoàn (văn bản kèm theo).
Điều 2. Quyết định này có hiệu
lực kể từ ngày ký.
Quyết định
này thay thế Hướng dẫn số 1156/HD-TLĐ ngày 23 tháng 6 năm 2005 của Tổng Liên đoàn
Lao động Việt Nam về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức công đoàn.
Điều 3. Giao cho Văn phòng
Tổng Liên đoàn hướng dẫn, theo dõi việc thực hiện thống nhất quyết định này
trong hệ thống tổ chức công đoàn.
Điều 4. Các Liên đoàn
Lao động tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành Trung ương, Công đoàn Tổng công ty
và các ban, đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn
chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
Nơi nhận:
- Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng
- Các đ/c uỷ viên ĐCT TLĐ
- Các LĐLĐ tỉnh, TP, CĐ ngành TW,
CĐ tổng công ty trực thuộc TLĐ
- Các ban, đơn vị trực thuộc TLĐ
Lưu:
- Văn
thư, Tổng hợp
|
TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC
( đã ký)
Nguyễn Hoà
Bình
|
TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO
ĐỘNG
VIỆT NAM
–––––––––
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do -
Hạnh phúc
––––––––––––––––––––––––
|
QUI ĐỊNH
Về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản của tổ chức công đoàn
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1014/QĐ-TLĐ
ngày 19 tháng 8 năm 2011 của Đoàn
Chủ tịch Tổng Liên đoàn)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Qui định này
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và bản sao văn bản; được áp
dụng đối với các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống tổ chức công đoàn Việt Nam (sau đây
gọi chung là cơ quan, đơn vị).
Điều 2. Thể thức văn bản
Thể thức văn
bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung
áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường
hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quyết định số /QĐ -
TLĐ ngày tháng năm 2011 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn
ban hành Qui định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của tổ
chức công đoàn và hướng dẫn tại qui định này.
Điều 3. Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang
văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy
vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương
tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng
đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm
khác.
Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ sử
dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự
Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) 6909:2001.
Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày,
định lề trang văn bản và vị trí trình bày
1. Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các văn bản
như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình
bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
2. Kiểu
trình bày
Văn bản được
trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều
dài).
Trường hợp
nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng
thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng
bản in theo chiều rộng).
3. Định lề
trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên:
cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới:
cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái:
cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải:
cách mép phải từ 15 - 20 mm.
Trường hợp
cần thiết có thể điều chỉnh kích thước định lề trang văn bản cho phù hợp.
4. Vị trí
trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực
hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo qui định này
(Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang
giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên.
Chương II
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT
TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Điều 6. Quốc hiệu
1. Thể thức
Quốc hiệu
ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
2. Kỹ thuật
trình bày
Quốc hiệu
được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía
trên, bên phải.
Dòng thứ
nhất: “CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình
bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ
hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ
chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ
hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ
cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ;
phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử
dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ
trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Điều 7. Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
1. Thể thức
Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản bao gồm
tên của cơ quan, đơn vị chủ quản trực tiếp (nếu có) và tên cơ quan, đơn vị ban
hành văn bản.
Đối với văn bản Đại hội Công đoàn các cấp
không ghi cơ quan chủ quản. Văn bản của Đại hội Công đoàn cấp nào thì ghi tên cơ
quan ban hành văn bản là Đại hội Công đoàn cấp đó; ghi rõ đại hội đại biểu hay đại
hội toàn thể lần thứ mấy hoặc thời gian của nhiệm kỳ.
Ví dụ:
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CÔNG ĐOÀN TOÀN QUỐC
LẦN THỨ X
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CÔNG ĐOÀN TỈNH HOÀ
BÌNH
LẦN THỨ IX
ĐẠI HỘI CÔNG ĐOÀN
CƠ QUAN TỔNG LIÊN ĐOÀN
NHIỆM KỲ 2011- 2013

|
Văn bản do Đoàn Chủ tịch, Đoàn thư ký, Ban
thẩm tra tư cách đại biểu, Ban kiểm phiếu thì ghi tên cơ quan ban hành văn bản
là Đoàn Chủ tịch, Đoàn thư ký, Ban thẩm tra tư cách đại biểu, Ban kiểm phiếu.
Ví dụ:
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CÔNG ĐOÀN TOÀN QUỐC
LẦN THỨ X
ĐOÀN CHỦ TỊCH
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU CÔNG ĐOÀN TOÀN QUỐC
LẦN THỨ X
ĐOÀN THƯ KÝ
ĐẠI
HỘI ĐẠI BIỂU CÔNG ĐOÀN TOÀN QUỐC
LẦN THỨ X
BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU
ĐẠI
HỘI ĐẠI BIỂU CÔNG ĐOÀN TOÀN QUỐC
LẦN
THỨ X
BAN BẦU CỬ
Văn bản của Ban Chấp
hành, Đoàn Chủ tịch, Uỷ ban kiểm tra Tổng Liên đoàn ghi chung là TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG
VIỆT NAM
Tên của cơ
quan, đơn vị ban hành văn bản phải được ghi đầy theo quy định tại văn bản thành
lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn
hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Ví dụ:
CÔNG ĐOÀN GIÁO
DỤC
VIỆT NAM
Không được viết tắt tên của cơ quan, đơn vị
ban hành văn bản. Nếu tên của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản dài có thể trình
bày thành nhiều dòng hoặc điều chỉnh cỡ chữ hoặc điều chỉnh định lề trang văn
bản.
Ví dụ:
CÔNG ĐOÀN NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN VIỆT NAM

CÔNG ĐOÀN CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
TRỰC THUỘC TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG
VIỆT NAM
Không được
viết tắt tên của cơ quan, đơn vị chủ quản trực tiếp. Nếu tên của cơ quan, đơn
vị chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng hoặc điều chỉnh cỡ
chữ hoặc điều chỉnh định lề trang văn bản. Tên cơ quan, đơn vị chủ quản trực
tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu
chữ đứng.
Ví dụ:
LIÊN
Đ0ÀN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI
LIÊN
ĐOÀN LAO ĐỘNG QUẬN HOÀN KIỂM
LIÊN
Đ0ÀN LAO ĐỘNG QUẬN THANH XUÂN
CÔNG
ĐOÀN PHƯỜNG THANH XUÂN BẮC
CÔNG
ĐOÀN GIÁO DỤC VIỆT NAM
CÔNG ĐOÀN
ĐẠI HỌC QUỐC GIA
2. Kỹ thuật
trình bày
Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm
khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ
như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ
quan, đơn vị chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ
dài của dòng chữ.
Ví dụ:
TỔNG
LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM
CÔNG ĐOÀN NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN VIỆT NAM
Các dòng chữ trên
được trình bày cách nhau dòng đơn.
Điều 8. Số, ký hiệu của văn bản
1. Thể thức
a) Số của văn bản
Số của văn
bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, đơn vị. Số của văn
bản được ghi bằng chữ số Ả-rập,
Số của Nghị
quyết và số của Chỉ thị của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn, Ban
Chấp hành, Ban Thường vụ công đoàn các cấp được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi
Nghị quyết, Chỉ thị được ban hành trong một nhiệm kỳ. Nhiệm kỳ được tính từ
ngày liền kề sau ngày bé mạc đại hội lần này đến hết ngày bé mạc đại hội lần kế
tiếp.
Số các loại
văn bản khác được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản ban hành trong một
năm, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng
năm.
b) Ký hiệu
của văn bản
- Ký hiệu
của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ
viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo qui định này (Phụ lục I) và chữ
viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản. Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị
do cơ quan, đơn vị quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
Ví dụ:
Nghị quyết
của Ban Chấp hành: Số: … /NQ-BCH
Chỉ thị của Đoàn
Chủ tịch Tổng Liên đoàn: Số: …/CT- ĐCT
Quyết định
của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn: Số: … /QĐ- ĐCT
Báo cáo của Liên
đoàn Lao động: Số … /BC-
LĐLĐ
- Ký hiệu
của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban hành công văn và chữ
viết tắt tên đơn vị (ban, đơn vị) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó
(nếu có),
Ví dụ:
Công văn của
Tổng Liên đoàn do Ban Chính sách- Pháp luật soạn thảo: Số: …/TLĐ- CSPL
Công văn của
Tổng Liên đoàn do Văn phòng soạn thảo: Số: …/TLĐ- VP
Trường hợp
các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan, đơn
vị để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản
thì phải lấy số của Hội đồng, Ban.
Ví dụ:
Quyết định
số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Tổng Liên đoàn được trình bày như sau:
TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
Số:
01/QĐ-HĐTTCC
2. Kỹ thuật
trình bày
Số, ký hiệu
của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được
trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ
đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0
phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ
viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.
Ví dụ:
Số: 15/QĐ-TLĐ
(Quyết định của Tổng Liên đoàn);
Số: 19/TLĐ-CSPL
(Công văn của Tổng Liên doàn do Ban Chính sách- Pháp luật soạn thảo);
Số: 23/BC-TLĐ
(Báo cáo của Tổng Liên đoàn);
Số: 234/CĐN-VP (Công văn của Công đoàn ngành do Văn phòng soạn thảo).
Điều 9. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
1. Thể thức
a) Địa danh
ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, đơn vị đóng trụ sở; đối với những đơn
vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì
phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, đơn vị thuộc Tổng Liên đoàn và
Công đoàn ngành Trung ương, Công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn là
tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, đơn vị đóng trụ sở.
Ví dụ:
Văn bản của Tổng
Liên đoàn, của các ban, đơn vị thuộc Tổng Liên đoàn, Công đoàn ngành Trung ương, Công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn
(có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội.
Văn bản của Công đoàn Cao su Việt Nam, Văn phòng B- Nhà khách, Trường
Đại học Tôn Đức Thắng … thuộc Tổng Liên đoàn (có trụ sở tại thành phố Hồ Chí
Minh): TP. Hồ Chí Minh,
- Địa danh
ghi trên văn bản của các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh:
+ Đối với
các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc Trung
ương.
Ví dụ:
Văn bản của Liên
đoàn Lao động thành phố Hà Nội và của các công đoàn ngành thuộc thành phố: Hà
Nội.
Văn bản của Liên
đoàn Lao động thành phố Hồ Chí Minh và của các công đoàn ngành thuộc thành phố:
Thành phố Hồ Chí Minh.
+ Đối với
các tỉnh là tên của tỉnh.
Ví dụ:
Văn bản của Liên
đoàn Lao động tỉnh Hải Dương và công đoàn ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành
phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương,
Văn bản của Liên
đoàn Lao động tỉnh Quảng Ninh và công đoàn ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại
thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh,
Văn bản của Liên
đoàn Lao động tỉnh Lâm Đồng và của các công đoàn ngành thuộc tỉnh (có trụ sở
tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,
Trường hợp
địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố
trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.),
Ví dụ: Văn
bản của Liên đoàn Lao động thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các công đoàn
thuộc Liên đoàn Lao động thành phố: TP. Hà Tĩnh,
- Địa danh
ghi trên văn bản của các cơ quan, đơn vị cấp huyện là tên của huyện, quận, thị
xã, thành phố thuộc tỉnh.
Ví dụ:
Văn bản của Liên
đoàn Lao động huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các công đoàn cơ sở,
nghiệp đoàn thuộc huyện: Sóc Sơn.
Văn bản của Liên
đoàn Lao động quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các công đoàn cơ sở,
nghiệp đoàn thuộc quận: Gò Vấp.
Văn bản của Liên
đoàn Lao động thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của các công đoàn thuộc
thị xã: Bà Rịa,
- Địa danh
ghi trên văn bản của công đoàn xã, phường, thị trấn là tên của xã, phường, thị
trấn đó.
Ví dụ:
Văn bản của công
đoàn xã Kim Liên (huyện Nam
Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên.
Văn bản của công
đoàn phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP. Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ.
b) Ngày,
tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban
hành.
Ngày, tháng,
năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng
chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm
số 0 ở trước, cụ thể:
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2011
Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2011
2. Kỹ thuật
trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một
dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh
có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
Điều 10. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
1. Thể thức
Tên loại văn
bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành. Khi ban hành văn
bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu
nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội
dung chủ yếu của văn bản.
2. Kỹ thuật
trình bày
Tên loại và
trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số
5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và
các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ
đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại
văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
về việc điều động cán bộ
Trích yếu
nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường,
cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn
bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
Ví dụ:
Số: 72/TLĐ-VP
V/v kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2011
Điều 11. Nội dung văn bản
1. Thể thức
a) Nội dung
văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.
Nội dung văn
bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp
với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp
với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp
luật;
- Được trình
bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng
ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ
ngữ tiếng Việt Nam
phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự
cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được
giải thích trong văn bản;
- Chỉ được
viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ
hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể
viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu
ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Khi viện
dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn
bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản,
trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên
của luật, pháp lệnh).
Ví dụ: “… được quy định tại Quyết định số 264/QĐ-TLĐ
ngày 24 tháng 02 năm 2005 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về
chế độ báo cáo của các Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, Công đoàn ngành
trung ương, Công đoàn Tổng công ty và các Ban, đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn”;
trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản
đó.
- Viết hoa
trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa
trong văn bản.
b) Bố cục
của văn bản
Tùy theo thể
loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở
đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được
phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ
thể:
- Nghị quyết
(cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
- Quyết định
(cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo
quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị
(cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình
thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản,
điểm.
Đối với các
hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương,
mục, điều phải có tiêu đề.
2. Kỹ thuật
trình bày
Nội dung văn
bản được trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả
hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản
phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ
1cm đến 1,27cm (1default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt
tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn
tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line
spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với
những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống
dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu
“phẩy”.
Trường hợp
nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì
trình bày như sau:
- Phần,
chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên
một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của
phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Từ
“Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng
chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng
chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ
in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: Từ
“Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách
lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có
dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số
thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ
chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu
đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ
in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: Thứ tự
các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có
dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn
(13-14), kiểu chữ đứng.
Trường hợp
nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày
như sau:
- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một
dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay
dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Số
thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề
trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự,
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số
thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ
chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu
đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ
in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm trình
bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm.
Điều 12. Quyền hạn, chức vụ, họ tên
và chữ ký của người có thẩm quyền
1. Thể thức
a) Việc ghi
quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp
ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào
trước tên tập thể lãnh đạo.
Ví dụ:
TM. ĐOÀN
CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
|
TM. BAN THƯỜNG VỤ
PHÓ CHỦ TỊCH
|
- Uỷ viên Đoàn
Chủ tịch, Uỷ viên Ban Thường vụ, Uỷ viên Ban Chấp hành công đoàn các cấp được
ký thay mặt tập thể lãnh đạo theo qui chế của cơ quan lãnh đạo công đoàn các
cấp ban hành.
Ví dụ:
TM. ĐOÀN
CHỦ TỊCH
UỶ VIÊN
|
TM. BAN THƯỜNG VỤ
UỶ VIÊN
|
- Trường hợp
ký thay người đứng đầu cơ quan, đơn vị thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký
thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ
trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Ví dụ:
KT. TRƯỞNG
BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
|
KT. CHÁNH
VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
|
- Trường hợp
ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước tên tập thể
lãnh đạo.
Ví dụ:
TL. ĐOÀN
CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG
|
TL. ĐOÀN CHỦ
TỊCH
TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC
|
- Trường hợp
ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước tên
tập thể lãnh đạo cơ quan, đơn vị,
Ví dụ:
TUQ. ĐOÀN CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG
b) Chức vụ
của người ký
Chức vụ ghi
trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan,
đơn vị; chỉ ghi chức vụ như Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q.Giám
đốc (Quyền Giám đốc), Tổng biên tập, v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước,
Tổng Liên đoàn không quy định như: cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên
cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan,
tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, đơn vị
quy định cụ thể bằng văn bản.
Chức danh
ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan
được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm
vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn
bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng không được phép sử
dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản
trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.
Chức vụ
(Chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng (Hội đồng Thi đua- Khen thưởng,
Hội đồng thi tuyển cán bộ, công chức …) hoặc Ban chỉ đạo (Ban chỉ đạo Phòng
chống ma tuý trong công nhân, viên chức, lao động …) của Nhà nước ban hành mà
lãnh đạo tổ chức công đoàn làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc
Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau:
Ví dụ:
TM. HỘI
ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của công đoàn)
PHÓ CHỦ TỊCH
TỔNG LIÊN ĐOÀN
Nguyễn Văn A
|
KT. TRƯỞNG
BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của công đoàn)
PHÓ CHỦ TỊCH
TỔNG LIÊN ĐOÀN
Nguyễn Văn B
|
Chức vụ
(Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của tổ chức công đoàn ban
hành mà cấp Phó Chủ tịch làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, lãnh đạo các ban
thuộc các cấp công đoàn làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi
như sau:
Ví dụ:
TM. HỘI
ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của công đoàn)
PHÓ CHỦ TỊCH
TỔNG LIÊN ĐOÀN
Nguyễn Văn A
|
KT. TRƯỞNG
BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của công đoàn)
CHÁNH VĂN PHÒNG
TỔNG LIÊN ĐOÀN
Nguyễn Văn B
|
c) Họ tên
bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối với văn
bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các
danh hiệu khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp
giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị,
quân hàm.
2. Kỹ thuật
trình bày
Quyền hạn,
chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được
trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”,
“TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ
từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của
người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của
người ký.
Chữ ký của
người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
Điều 13. Dấu của cơ quan, đơn vị
1. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và
Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu
giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực
hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
2. Dấu của
cơ quan, đơn vị được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng
giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy;
mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
Điều 14. Nơi nhận
1. Thể thức
Nơi nhận xác
định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm
như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để
trao đổi công việc; để biết và để lưu.
Nơi nhận
phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ
yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn
thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn
bản trình người ký văn bản quyết định.
Đối với văn
bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức,
đơn vị, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm
đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung.
Ví dụ:
- Các LĐLĐ tỉnh, thành phố, CĐ ngành TW, CĐ tổng công ty trực thuộc TLĐ;
- Các ban, đơn
vị trực thuộc TLĐ;
- Các đồng
chí UVBCHTLĐ;
Đối với
những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê
các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
Đối với công
văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ
nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá
nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo
là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
2. Kỹ thuật
trình bày
Nơi nhận
được trình bày tại ô số 9a và 9b.
Phần nơi
nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:
- Từ “Kính
gửi” và tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản được trình
bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ
“Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một
cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày
trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá
nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ
quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu
dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu
dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.
Phần nơi
nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản
khác) được trình bày như sau:
- Từ “Nơi
nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn,
chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường,
cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm.
- Phần liệt
kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ
in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá
nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên
một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm
phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là
chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, đơn vị), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị
(hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần
thiết), cuối cùng là dấu chấm.
Điều 15. Các thành phần khác
1. Thể thức
a) Dấu chỉ
mức độ mật
Việc xác
định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn
bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7,
8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.
b) Dấu chỉ
mức độ khẩn
Tùy theo mức
độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau:
khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất
khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký
văn bản quyết định.
c) Đối với
những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các
chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ
LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.
d) Đối với
công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ
chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ
trang thông tin điện tử (Website).
đ) Đối với
những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký
hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.
e) Trường
hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục
đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các
phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
g) Văn bản
có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập.
2. Kỹ thuật
trình bày
a) Dấu chỉ
mức độ mật
Con dấu các
độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định
tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực
hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp
lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu
thu hồi được đóng vào ô số 11.
b) Dấu chỉ mức độ khẩn
Con dấu các
độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và
20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN
GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ
khẩn được đóng vào ô số 10b. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
c) Các chỉ
dẫn về phạm vi lưu hành
Các chỉ dẫn về
phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI
NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong một khung
hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
d) Địa chỉ
cơ quan, đơn vị; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax;
địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website).
Các thành
phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài
hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
đ) Ký hiệu
người đánh máy và số lượng bản phát hành
Được trình
bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ
chữ 11, kiểu chữ đứng.
e) Phụ lục
văn bản
Phụ lục văn
bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục
được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ
chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
g) Số trang
văn bản
Số trang
được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập,
cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục
được đánh số riêng theo từng phụ lục.
Mẫu chữ và
chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục IV
kèm theo qui định này.
Mẫu trình
bày một số loại văn bản hành chính được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Qui định
này.
Chương III
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT
TRÌNH BÀY BẢN SAO
Điều 16. Thể thức bản sao
Thể thức bản
sao bao gồm:
1. Hình thức
sao
“SAO Y BẢN
CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”.
2. Tên cơ
quan, đơn vị sao văn bản
3. Số, ký
hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do
cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết
tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Qui định này (Phụ lục I). Số được ghi
bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng
12 hàng năm.
4. Các thành
phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao;
quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan,
tổ chức sao văn bản và nơi nhận được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9, 12,
13 và 14 của qui định này.
Điều 17. Kỹ thuật trình bày
1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ
A4)
Thực hiện
theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao kèm theo Qui định này (Phụ
lục III).
Các thành
phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối
cùng của văn bản cần sao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài
hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
2. Kỹ thuật
trình bày bản sao
a) Cụm từ
“SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC” được trình bày tại ô số 1 (Phụ
lục III) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
b) Tên cơ
quan, đơn vị sao văn bản (tại ô số 2); số, ký hiệu bản sao (tại ô số 3); địa
danh và ngày, tháng, năm sao (tại ô số 4); chức vụ, họ tên và chữ ký của người
có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b và 5c); dấu của cơ quan, đơn vị sao văn bản (tại
ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7) được trình bày theo hướng dẫn trình bày các
thành phần thể thức tại Phụ lục III.
Mẫu chữ và
chi tiết trình bày các thành phần thể thức bản sao được minh họa tại Phụ lục
IV; mẫu trình bày bản sao được minh họa tại Phụ lục V kèm theo qui định này.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 18. Điều khoản thi hành
Qui định này
có hiệu lực kể từ ngày ký. Qui định này thay thế Hướng dẫn số 1156/HD-TLĐ ngày
23 tháng 6 năm 2005 của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản của tổ chức công đoàn.
Điều 19. Tổ chức thực hiện
Các cấp công
đoàn, cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống tổ chức công đoàn Việt Nam chịu trách nhiệm thực hiện Qui định
này.
Trong quá trình thực
hiện nếu có vướng mắc, các đơn vị phản ánh về Tổng Liên đoàn để sửa đổi, bổ
sung cho phù hợp.
Nơi nhận:
- Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng
- Các đ/c uỷ viên ĐCT TLĐ
- Các LĐLĐ tỉnh, TP, CĐ ngành TW,
CĐ tổng công ty trực thuộc TLĐ
- Các ban, đơn vị trực thuộc TLĐ
- Lưu: Văn thư, Tổng hợp
|
TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC
Nguyễn Hoà
Bình
|